Als internetbedrijf 8 jaar
geleden begonnen op een zolderkamer, vervolgens 1x zelf verhuisd en
1x een pand gehuurd met wat meer groeimogelijkheden. Maar nu, na 8
jaar moeten we er echt aan geloven. Niet je mensen op hun eerste
werkdag een bureau in elkaar laten zetten om te gaan werken, niet
's ochtends vroeg wat kasten naar een naastgelegen vrije ruimte
verplaatsen, nee, een volwaardig draaiboek met een Erkende
Verhuizer om de inmiddels 80 werkplekken naar onze nieuwe kantoor
te verhuizen.
We kwamen we al snel bij AA Verhuizers terecht, één van onze
medewerkers had reeds goede ervaring met deze organisatie. Een
afspraak was eenvoudig gemaakt en ruim 2 maanden voor de
verhuisdatum kregen we bezoek van één van de specialisten van AA
Verhuizers. In een duidelijk gesprek en een rondgang door het
gebouw werd al snel de nadruk op een goed draaiboek gelegd. En het
aanstellen van een aanspreekpunt in de organisatie. Dat advies werd
direct ter harte genomen. Diezelfde medewerker die al goede
ervaring had, mocht zijn woorden waar maken. Toen niet veel later
ook de offerte zeer scherp werd aangeboden, was de keuze eenvoudig.
AA Verhuizers mocht HotelSpecials gaan verhuizen.
Het draaiboek werd opgesteld, met behulp van adviezen van de
verhuiscoördinator van AA. Er werden tijdig verhuisdozen
afgeleverd, met inpakinstructies en verschillende kleuren stickers
(als ezelsbruggetje voor de verschillende verdiepingen), de
verschillende ruimten werden logisch gecodeerd en er werden
plattegronden gemaakt. En als bewoner van de drukste winkelstraat
van Haarlem, werd door AA Verhuizers een parkeervergunning
geregeld.
Een maand voor de verhuizing werd de rest van de organisatie al
vriendelijk verzocht om al hun overbodige paperassen in de speciale
archiefboxen te doen. Zodat dit niet mee hoefde te verhuizen, maar
direct door de archiefvernietiging kon. Zoals verwacht duurde dit
tot een paar dagen voor de verhuizing, tot bij een ieder het besef
kwam, dat een opgeruimd bureau ook veel rust geeft. Een dag voor de
echte verhuizing kwam reeds één medewerker van AA om alles in
gereedheid te brengen. Een goede voorbereiding is uiteraard ook bij
een verhuizing het halve werk. Zo werden op twee verdiepingen, twee
ramen uit het kozijn gehaald, zodat via deze ramen, gemakkelijk de
verhuisliften kon worden bereikt.
De goede voorbereiding was van groot belang, doordat ons
callcenter op de verhuisdag, om 10 uur 's ochtends al weer up en
running moest zijn. Daarbij ook rekening houdend met het feit dat
die vrijdagavond pas om 23 uur de lijnen zouden worden afgesloten.
De medewerker van AA Verhuizers zorgde dan ook dat de betreffende
vrijdag alles al in optima forma klaar stond.
Dan was het zo ver, om zaterdagochtend 6 uur arriveerde onze
verhuiscoördinator tegelijk met de 4 verhuiswagens en 12 mannen van
AA Verhuizers. Direct werden de liften klaargezet en begon men
binnen alle ruimten leeg te maken. Om 7 uur vertrok al de eerste
verhuiswagens naar ons nieuwe kantoor. Het callcenter werd direct
ingericht en om klokslag 10 uur kon men alweer de eerste boeking
maken. De verhuizers gingen professioneel door en om 5 uur 's
middags waren alle spullen over. De maandag erna konden alle 80
medewerkers aan de slag, alsof er niets met hun bureau was
gebeurd.
AA Verhuizers, ook voor je eerste kantoorverhuizing, de ideale
verhuizer!
Joyce Eekelschot
Officemanager
HotelSpecials.nl